martes, 28 de octubre de 2008

CONTRATO DE BANQUETES

DECLARACION PRELIMINAR
Entre, Eurobuilding Hotel & Suites Caracas (en adelante el “HOTEL”), propiedad de Eurobuilding Internacional C.A., por una parte y por la otra en lo adelante “EL CLIENTE”, se ha convenido en celebrar el presente contrato para la realización de eventos, el cuál ha de regirse por las condiciones y términos que a continuación se detallan:
CLAUSULA I: EL HOTEL garantiza la reservación del salón o espacio, únicamente durante el tiempo establecido en EL PRESUPUESTO enviado con anterioridad a EL CLIENTE, el cuál se anexa al presente contrato (En lo adelante denominado “EL PRESUPUESTO”), entendiendo que formará parte integrante del mismo.
PARÁGRAFO ÜNICO: Dicha Garantía mantendrá su plena vigencia siempre y cuando “El CLIENTE” de estricto cumplimiento a las condiciones particulares y generales a que se obliga mediante “EL PRESUPUESTO” y el presente Contrato, sin embargo, dado el supuesto de incumplimiento de cualesquiera de las condiciones pactadas, el “HOTEL” quedará expresamente facultado para dejar sin efecto la presente Cláusula pudiendo disponer libremente del salón o espacio sin que por ello pueda “El CLIENTE” pretender reclamación alguna.
CLAUSULA II: Condiciones Generales: Formas de Pago y Horarios para la celebración del evento.
Formas de pago:
Eventos Sociales:
Reservación: Únicamente procederá mediante depósito del 30% del valor total estimado en “EL PRESUPUESTO”.
NOTA: Al momento de realizarse la reservación del evento, “EL CLIENTE” deberá dejar en el HOTEL un voucher con un monto pre-bloqueado equivalente al 10% del valor total del evento estimado en “EL PRESUPUESTO”, todo ello como garantía por posibles gastos extras por parte de El CLIENTE, sus invitados , adicionalmente a esto, se solicitara un depósito o bloqueo en tarjeta de crédito para los eventos Sociales, Congresos y Convenciones, el mismo será utilizado para resarcir cualquier daño que sufran los salones durante el evento. Los mismos serán reintegrados en su totalidad luego de la verificación de que el salón se encuentra en las misma e idénticas condiciones en que se encontraba antes de la realización del evento.
Los bloqueos serán por los siguientes montos: Área Recreacional: Bs. 8.000, Plaza Real: Bs. 5.000, Para el resto de los salones el monto es de Bs. 2000.
El 70% restante del valor total estimado en “EL PRESUPUESTO”, deberá ser pagado mediante abonos parciales previamente acordados con el HOTEL; y 30 días continuos antes del evento este deberá estar pagado en un 100%.
Eurobuilding Internacional C.A. se reserva el derecho de no aceptar cheques no conformable ya sean de compañías, asociaciones, particulares, personales, etc; solo se aceptaran Cheques de Gerencia, Tarjetas de Crédito, Debito y Deposito Bancario en Efectivo para todos los pre-pagos, pagos parciales o pagos totales de nuestros clientes.
Eventos Corporativos:
Con Línea de Crédito:
Reservación: Únicamente procederá la reserva mediante el pago del 75% del monto total estimado en “EL PRESUPUESTO”. Asimismo, conjuntamente con el pago del 75% anteriormente referido, EL CLIENTE deberá presentar una Carta de Garantía Formal emitida por la empresa solicitante y la correspondiente orden de compra, solo si ésta tiene línea de crédito aprobada con el HOTEL, previa autorización expresa de nuestro departamento de crédito y cobranzas. Dicha carta debe estar correctamente membreteada, firmada por el Representante Legal de la empresa o quien haga sus veces y debidamente sellada.
El pago del 25% restante del valor estimado en EL PRESUPUESTO deberá ser pagado en su totalidad dentro de los 15 días continuos siguientes a la realización del evento.
Nota: El HOTEL se reserva el derecho de exigir en cualquier momento la cancelación del 100% del valor del evento, para todos aquellos casos en los que el valor estimado de EL PRESUPUESTO exceda el límite aprobado en la línea de crédito.
Sin Línea de Crédito:
La reservación del salón solo se hará efectiva al hacer un depósito del 30% del total estimado de EL PRESUPUESTO, el 70% restante del valor estimado del evento, deberá ser cancelado en abonos parciales previamente acordados con el HOTEL; y 30 días continuos antes del evento este deberá estar cancelado en un 100%, obligándose EL CLIENTE a dejar un voucher con un monto pre-bloqueado como garantía del 10% del monto total del evento para gastos extras.
1Eurobuilding Internacional C.A. se reserva el derecho de no aceptar cheques no conformable de compañías, asociaciones, particulares, personales, etc.; solo se aceptaran Cheques de Gerencia, Tarjetas de Crédito, Debito y Deposito Bancario en Efectivo para todos los pre-pagos o pagos totales de nuestros clientes.
Eurobuilding Internacional C. A., podrá en cualquier momento considerar disuelto este contrato y en consecuencia disponer libremente del salón acordado en EL PRESUPUESTO anexo, para el caso que el HOTEL tenga mero conocimiento de que entre el intermediario y el dueño del evento, o entre el organizador y el dueño del evento, surjan discrepancias o diferencias relacionadas con la realización del evento contratado, quedando en beneficio de Eurobuilding Internacional C. A., como compensación de daños y perjuicios toda cantidad pagada hasta la fecha de la disolución, sin que esté obligada a reintegro o devolución de ningún tipo.
Horarios para la celebración del evento:
Diurnos: El tiempo máximo permitido por el HOTEL, para el uso del salón o espacio por EL CLIENTE para la celebración de su evento, será de hasta 08 horas de servicio, siendo este el tope máximo de utilización de la sala. Dado el supuesto que EL CLIENTE deseare extender el uso de la sala o el espacio mas allá de tiempo máximo establecido, ésta tendrá un incremento del 10% sobre el valor de la sala indicado en EL PRESUPUESTO, aplicado sobre cada hora extra utilizada. Adicionalmente, por cada hora extra, se facturará el servicio de mesoneros a razón de BsF. 100 por cada uno. En todos los casos la extensión del uso del salón o espacio estará sujeta a la disponibilidad de la misma y previa autorización de la Gerencia de Alimentos y Bebidas.
Nocturnos: El tiempo máximo permitido por el HOTEL, para el uso del salón o espacio por EL CLIENTE para la celebración de su evento será hasta las 03:00 a.m., siendo éste el tope máximo de utilización de la sala. Dado el supuesto que EL CLIENTE deseare extender el uso de la sala o el espacio mas allá de tiempo máximo establecido, ésta tendrá un incremento, del 10% sobre el valor de la sala indicado en EL PRESUPUESTO, aplicado sobre cada hora extra utilizada. Adicionalmente, por cada hora extra, se facturará el servicio de mesoneros a razón de BsF. 100 por cada uno. En todos los casos la extensión del uso del salón o espacio estará sujeta a la disponibilidad de la misma y previa autorización de la Gerencia de Alimentos y Bebidas.
CLAUSULA III:
En el supuesto que el CLIENTE incumpla alguna de las condiciones descritas en la Cláusula II de este contrato, el HOTEL se reserva el derecho de cambiar o cancelar el salón o espacio asignado, sin que esto implique cualquier tipo de responsabilidad por parte del HOTEL.
CLAUSULA IV: Impuesto y Cargo por Servicio
A todo servicio prestado por el hotel se le deberá aplicar el impuesto de ley (I.V.A.) el cual está sujeto a cambio sin previo aviso de acuerdo a las disposiciones gubernamentales vigentes. Adicionalmente todos los artículos de alimentos y bebidas llevarán un recargo adicional del 10% de servicio.
CLAUSULA V: Cancelación
Si el evento se suspende o cancela por cualquier causa o motivo imputable a EL CLIENTE, el HOTEL se reserva el derecho a retener el valor equivalente al 50% de los abonos realizados a la fecha por concepto de gastos administrativos e indemnización por los daños y perjuicios que dicha cancelación le acarrearía a el HOTEL. En caso de que lo anterior ocurra, la solicitud de reintegro deberá formalizarse por escrito ante la Gerencia de Alimentos y Bebidas, la cual en no menos de 30 días hábiles gestionará el reintegro correspondiente a través del departamento de Crédito y Cobranzas del HOTEL. Para mayor información ponemos a su disposición el correo electrónico
cobranzas@eurobuilding.com.ve y o los teléfonos (0212) 902.2191 – 902.1111.
Si el evento se pospone de fecha, el mismo queda sujeto a la disponibilidad de espacios o salones de banquetes que tenga el HOTEL para ese momento, sin que esto implique compromiso alguno por parte del HOTEL.
Adicionalmente, en caso de cancelación del evento por no disponibilidad de salones en las fechas ulteriores a la aquí acordada; y a opción de “EL CLIENTE”, el HOTEL ofrece la alternativa de consumir dichos abonos dentro de las instalaciones, bien en servicio de habitaciones o bien mediante el consumo en alimentos y bebidas. Se determina que los abonos recibidos quedaran vigentes para el consumo dentro de las instalaciones, por un lapso no mayor a 6 meses continuos sin que éstos generen algún tipo de intereses, comisiones o regalías. Una vez vencido este plazo sin que EL CLIENTE haya hecho uso de la alternativa de consumo descrita, el HOTEL realizará el reembolso con la retención del 50 % del monto a su favor.
CLAUSULA VI: Alimentos
El HOTEL se compromete a elaborar, preparar y garantizar los alimentos para el número de personas establecidas en el presente contrato; es decir, el número de alimentos o comidas contratadas debe ser igual al número de comensales y sillas dispuestas en el salón para tal fin.
El cliente en todo momento se compromete a garantizar un número definitivo de personas para los efectos de espacios o salones de banquetes, montaje y servicios de alimentos y bebidas por lo que todo cambio deberá ser notificado antes de las 72 horas previas a la fecha de inicio del evento de lo contrario EL HOTEL no garantiza los mismos.
En caso de excederse el número de personas al momento del evento, el HOTEL no se compromete a servir el mismo menú acordado en este contrato, en cuyo caso se servirá lo que el departamento de cocina de EL HOTEL tenga disponible y dependerá del número de comensales finales.
Por políticas internas de la empresa, así como por normativas de índole sanitaria de EL HOTEL, bajo ningún concepto se autorizará a EL CLIENTE ni a interpuesta persona a retirar de las instalaciones del HOTEL los alimentos ya producidos y procesados. Todos los alimentos solicitados deberán ser consumidos durante el evento.
CLAUSULA VII: Daños a Instalaciones
EL CLIENTE se compromete a cancelar a Eurobuilding Internacional C.A., el pago de todos los daños ocasionados al Inmueble o su mobiliario, derivados de la acción directa o indirecta de sus invitados y/o terceras personas contratadas en su Evento, tales como proveedores generales de servicios, decoradores, técnicos de audiovisuales, orquestas y/o músicos, etc., que no sean los ocasionados por uso normal de las instalaciones. Para tal efecto se realizará una inspección efectuada por EL HOTEL y una persona designada por EL CLIENTE antes del montaje y otra inspección después del Evento.
No esta permitido clavar, pintar, pegar (Alterar el estado original de los salones o del mobiliario de los mismos) en las paredes o áreas de los salones.)
Por normativa de Seguridad Industrial no esta permitido el uso de Fuegos Artificiales Fríos, mucho menos Fuegos Artificiales convencionales, igualmente el uso de papelillos y sprays decorativos dentro de las instalaciones del HOTEL.
En caso de ser requerida la colocación de materiales publicitarios, tales como: pancartas, afiches, pendones, vallas, etc. EL CLIENTE deberá traer a su propio personal para tal fin e informar al HOTEL. Para todos los casos se requerirá la autorización expresa del HOTEL, quien determinará dónde podrán ser colocados los materiales publicitarios. Queda terminantemente prohibida la colocación de material publicitario o promocional en el lobby principal de HOTEL.
CLAUSULA VIII: Equipos y Materiales
Los materiales y equipos, decoraciones e insumos serán recibidos únicamente bajo un listado detallado entregado por EL CLIENTE al departamento de seguridad y al capitán de banquetes de EL HOTEL; sin que esto implique responsabilidad alguna para EL HOTEL en caso de robos, pérdidas u olvidos antes, durante y después del Evento.
EL HOTEL no se compromete en ningún caso al resguardo de equipos y/o materiales utilizados durante el Evento. Una vez finalizado el Evento, los mismos deberán ser retirados inmediatamente de las instalaciones de EL HOTEL.
Estos materiales deben ingresar por la caseta de seguridad o puerta de control (portón negro) ubicado al final de la Calle La Guairita, Urb. Chuao. Se requiere el mismo procedimiento para retirar el equipo o material de las instalaciones.
EL HOTEL no se hace responsable por equipos ni materiales colocados dentro de los salones o áreas de banquetes cuando estos permanezcan dentro de los mismos. De ser así es necesario contratar personal de seguridad por EL CLIENTE directamente. Si el personal de seguridad lo proporciona EL HOTEL, esto representará un cargo adicional por 12 horas de servicio cuyo valor será debidamente informado por el ejecutivo de banquetes a El CLIENTE.
EL CLIENTE deberá informar con suficiente anterioridad a EL HOTEL en el caso de necesitar realizar montajes especiales para su aprobación previa, teniendo EL CLIENTE toda responsabilidad ante cualquier accidente que pudiese ocurrir durante el montaje del mismo. Queda terminantemente prohibido bloquear las salidas de emergencia de los salones con ningún tipo de objeto decorativo o montaje de mobiliario. El incumplimiento de esta cláusula podrá derivarse en la suspensión inmediata del evento por parte de EL HOTEL.
EL CLIENTE se compromete ante EL HOTEL a desmontar cualquier decoración o mobiliario que haya sido utilizado durante su Evento, una vez esté finalizado el mismo.
En relación a los equipos electrónicos, audiovisuales, de sonido etc., EL HOTEL no será responsable por daños causados por sobrevoltaje o caídas de tensión; EL CIENTE o quien le suministre los equipos electrónicos se harán responsables por la protección de los mismos liberando a EL HOTEL de toda responsabilidad. No obstante, EL HOTEL le notificará previamente a EL CLIENTE cual es el voltaje máximo permitido por EL HOTEL, que es de 110 V y un máximo de 220V pudiendo ser supervisado en todo momento por el Hotel.
CLAUSULA IX: Gastos Adicionales
EL CLIENTE se compromete a pagar a EL HOTEL todo gasto, consumo o servicio que se haya solicitado y/o generado durante el transcurso o desarrollo de su Evento, adicional o extra a lo presupuestado, establecido o convenido en el presente contrato o acordado por las partes por escrito. El HOTEL proporcionará a EL CLIENTE con antelación un presupuesto para cada solicitud adicional solicitada por EL CLIENTE.
CLÁUSULA X: Bebidas y Sobrantes
Las bebidas alcohólicas sobrantes producto del descorche, si las hubiese, les serán entregadas a EL CLIENTE y deberán ser inventariadas el mismo día del Evento al final del mismo con el capitán encargado de la sala, de no ser así EL HOTEL no aceptará reclamos posteriores. Toda bebida alcohólica a ser utilizada en los eventos por concepto de descorche deberá ser entregada al Hotel 24 horas antes del Evento por la caseta de seguridad o puerta de control (portón negro) ubicado al final de la Calle La Guairita, Urb. Chuao.
Al terminar el Evento la bebida sobrante si las hubiese; deberá ser retirada de las instalaciones de forma inmediata de lo contrario EL HOTEL no se hace responsable del resguardo de la misma.
CLÁUSULA XI: Autorización
En caso de que EL CLIENTE sea una persona jurídica, (Empresa, Compañía, Asociación, Fundación, Institución, etc.) la persona que firma este contrato reconoce que tiene toda autorización por parte de la persona jurídica ante EL HOTEL para acordar los servicios y consumos de este Evento por lo cual se compromete al pago total de lo aquí convenido.
CLÁUSULA XII: Cumplimiento con Leyes
No podrá celebrarse ningún evento aún habiendo cumplido los requisitos para reserva de salón establecidos en este contrato, si EL CLIENTE, no prueba a Eurobuilding Internacional C. A., haber obtenido todos los permisos y autorizaciones requeridos por todas la autoridades municipales de la jurisdicción del hotel, tanto por lo que respecta a espectáculos públicos como por lo que respecta publicidad, así mismo quedará obligado a presentar prueba de haber pagado todos los tributos municipales por la realización del evento y/o los conceptos antes expresados. Para el caso que no lo aprobara, el HOTEL se reserva proceder a su único y exclusivo criterio, de conformidad con lo previsto en el último párrafo de la Cláusula II de este contrato. Eurobuilding Internacional, C.A, no se hace en ningún modo responsable de la suspensión o cancelación del evento derivado de actos de la Administración Municipal, Estadal o Nacional, por ningún motivo. EL CLIENTE asume toda responsabilidad derivada de derechos de autor y de propiedad industrial y expresamente exime al hotel de toda responsabilidad por posibles reclamos generados por estos conceptos o por la suspensión del evento por violación de los mismos.
CLÁUSULA XIII: Fuerza Mayor
No se considerará incumplimiento por parte de EL HOTEL en caso de que el Evento no se pueda efectuar de conformidad con este contrato si sus operaciones normales se vieran afectadas por situaciones de disturbios políticos, huelgas, causas naturales, disputas laborales o acciones y/o causas de fuerza mayor. En el caso de que lo anterior ocurra, EL HOTEL reintegrará a EL CLIENTE todos los pagos abonados cumpliendo el procedimiento establecido en la Cláusula Quinta de este Contrato. Sin embargo, el Evento podrá ser pospuesto a elección de EL CLIENTE según la disponibilidad de espacios o salones del HOTEL, previo reajuste de los precios en “EL PRESUPUESTO”.
CLÁUSULA XIV: Acuerdo Único; Modificaciones; Vigencia
Este contrato ese considera celebrado INTUITO PERSONAE, no pudiendo ser traspasado o cedido sin la autorización previa dada por escrito de el HOTEL; y sus anexos constituyen el entendimiento único entre las partes con respecto al objeto del mismo e invalida y sustituye en su totalidad cualquier entendimiento anterior bien sea verbal o por escrito. Este contrato y sus anexos no podrán modificarse sin el previo consentimiento por escrito firmado por ambas partes. La vigencia de este contrato comienza a partir de su firma y se extenderá hasta la finalización y desmontaje del Evento. La terminación de la vigencia de este contrato no afectará las obligaciones de las partes incurridas anteriores a la terminación.
CLAUSULA XV: Comunicaciones
Todas las comunicaciones requeridas o permitidas según este contrato deberán ser cursadas por escrito y enviadas por mensajero en persona al la sede del HOTEL, o a través del número de fax: (0212) 9022113
CLAUSULA XVI: Fotografías
Ningún fotógrafo o empresa de fotografía podrá vender bajo ninguna circunstancia, material fotográfico tomado en los eventos que se realicen en las instalaciones del HOTEL.